Automatisierung des Spesenmanagements
Automatisieren Sie die Spesenabrechnung und Erstattung, um Backoffice-Prozesse zu beschleunigen, Fehler zu reduzieren und Ihren Mitarbeitern ein schnelleres, reibungsloseres Erlebnis zu bieten
„Keine neuen Systeme, keine steilen Lernkurven – nur schlanke, vollautomatisierte Workflows, die Belege erfassen, Reports verarbeiten, Richtlinien durchsetzen und den Finanzteams volle Transparenz über Ausgaben geben.
Lösungen zur Automatisierung des Spesenmanagements
Nahtlose Automatisierung Ihrer Spesenprozesse
Unsere Spesenmanagement-Automatisierungslösungen verändern die Art und Weise, wie Unternehmen Spesenabrechnungen, Freigaben und Erstattungen abwickeln – und das direkt in den Tools, die sie bereits nutzen. Durch intelligente Integrationen und Software-Roboter automatisieren wir Richtlinienprüfungen, Erinnerungen, Eskalationen, Reporting und Archivierung. So wird die Spesenverarbeitung schneller, präziser und deutlich weniger belastend für Ihr Finanzteam.
Die Zahlen sprechen für sich
0
Zusätzliche Programme oder Apps zum Erlernen
50%+
Zeit- und Kostenersparnis garantiert
100%
Geld zurück, wenn wir keine Ergebnisse liefern
7
Amortisationsdauer (Monate)
Was uns auszeichnet?
Wir ersetzen Ihre bestehenden Systeme nicht – wir verbessern sie. Unsere Automatisierungen arbeiten innerhalb der Plattformen, auf die Sie bereits vertrauen – etwa n8n, Zapier, Power Automate und mehr – und stellen sicher, dass Spesen erfasst, validiert, verarbeitet und archiviert werden – ganz ohne manuellen Aufwand. Keine neuen Plattformen, kein Mitarbeiterschulung, keine Unterbrechung Ihrer bestehenden Workflows.
Alles läuft still im Hintergrund: Finanzdaten exportieren, Details abgleichen, Richtlinien durchsetzen, Erinnerungen versenden, Echtzeitberichte generieren und Ihre Unterlagen prüfungsbereit halten.
Und wir untermauern das mit einem Versprechen: Erzielen Sie mindestens 50 % Zeit- oder Kosteneinsparung – oder Sie erhalten 100 % Ihres Geldes zurück.
Wesentliche Vorteile der Spesenmanagement-Automatisierung
Verarbeitung beschleunigen
Automatisierung beschleunigt jeden Schritt im Spesenmanagement – von der Einreichung über die Genehmigung bis hin zur Erstattung. So werden Verzögerungen reduziert und die finanziellen Workflows bleiben im Fluss.
Echtzeit-Transparenz gewinnen
Zentrale Dashboards und Reports bieten sofortige Einblicke in Ausgabentrends – für bessere Budgetplanung und schnellere Entscheidungen.
Compliance stärken
Automatisierte Richtlinienprüfungen kennzeichnen regelwidrige Spesen sofort. So können Sie Unternehmensrichtlinien durchsetzen, Risiken reduzieren und Audits vereinfachen.
Das Mitarbeitererlebnis verbessern
Schnelle Erstattungen, einfache Belegerfassung und weniger manuelle Schritte sorgen dafür, dass Mitarbeiter weniger Zeit mit Administration verbringen und mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit haben.
Spesenmanagement-Automatisierung
Wir helfen Ihnen
- Belege automatisch aus Mobile Apps, E-Mails oder Firmenkreditkarten-Feeds erfassen und Spesenberichte vorbefüllen.
- Ausgabenrichtlinien in Echtzeit durchsetzen – Verstöße, Dubletten oder fehlende Angaben werden sofort beim Einreichen der Spesen markiert.
- Automatisierte Erinnerungen für fehlende Belege oder überfällige Speseneinreichungen versenden.
- Wiederholte Richtlinienverstöße automatisch an Vorgesetzte oder das Finanzteam eskalieren.
- Spesendaten mit ERP- und Finanzsystemen synchronisieren, um eine einheitliche Datenbasis sicherzustellen.
- Echtzeit-Dashboards und Analysen für Ausgaben-Tracking, Compliance-Überwachung und Budgetplanung bereitstellen.
- Genehmigte Spesen und Belege automatisch in Ihrem bestehenden Cloud-Speicher archivieren – für eine einfache Auffindbarkeit bei Audits.
- Integrieren Sie sich mit Kalender- und Reisesystemen, um automatische Erinnerungen an Spesenabrechnungen nach der Reise auszulösen.
Keine neue Software. Kein Umlernen. Keine Unterbrechung.
Unser Ansatz ist für Unternehmen gemacht, die ihre bestehenden Spesenmanagementsysteme verbessern – nicht ersetzen – möchten. Keine teuren Plattformen. Keine steilen Lernkurven. Nur schnellere, präzisere Spesenabläufe durch intelligente Automatisierung.
Und mit unserem Echtzeit-Prozesssystem kann Ihr Team Einreichungen nachverfolgen, die Einhaltung überwachen und sicherstellen, dass alles reibungslos läuft – ganz ohne zusätzlichen Aufwand.
Unsere Expertise
Wir optimieren, wie Sie Spesen erfassen, prüfen, verarbeiten und archivieren – indem wir Automatisierung direkt in die Tools und Prozesse einbetten, die Sie bereits nutzen. Ob in Concur Expense, Microsoft Power Automate, Zapier oder Outlook – wir automatisieren den gesamten Ablauf von der Belegerfassung bis zur Rückerstattung, ohne dass Sie die Plattform wechseln oder neue Software erlernen müssen.
Vereinbaren Sie ein KOSTENLOSES Audit Ihres aktuellen Spesenmanagement-Prozesses.
Lassen Sie unsere Experten Ihren aktuellen Prozess evaluieren und Ihnen eine persönliche, kostenlose Analyse bereitstellen. Entdecken Sie, wie Automatisierung manuelle Aufgaben reduzieren, die Genauigkeit verbessern und die Verarbeitungskosten senken kann.
Häufig gestellte Fragen zur Automatisierung des Spesenmanagements
1Was ist Spesenmanagement-Automatisierung?
Die Automatisierung des Spesenmanagements bedeutet, Technologie einzusetzen, um den gesamten Spesenprozess zu steuern – von der Belegerfassung bis zur Rückerstattung an Mitarbeiter – ohne manuellen Aufwand. Anstatt Tabellen auszufüllen, Belege nachzujagen oder Richtlinien von Hand zu prüfen, läuft alles automatisch im Hintergrund ab. Das System erfasst die Spesendaten, gleicht sie mit den Unternehmensrichtlinien ab, leitet sie zur Genehmigung weiter und bereitet die Zahlung vor, sodass sich Ihr Finanzteam auf wichtigere Prioritäten konzentrieren kann.
2 Wie automatisieren wir das Spesenmanagement?
Wir optimieren, wie Sie Unternehmensspesen erfassen, prüfen, verarbeiten und archivieren – indem wir Automatisierung direkt in die Tools und Prozesse einbetten, die Sie bereits verwenden. Unsere KI-gestützten Software-Roboter arbeiten innerhalb Ihrer bestehenden Programme – wie Concur, Outlook, SharePoint oder ERP-Systeme – um sämtliche Spesendaten zu exportieren, mit Ihren Richtlinien abzugleichen, zu validieren und ein finales, korrektes Ergebnis vorzubereiten. Wir können Daten aus jeder von Ihnen genutzten Software, App oder Plattform für das Spesenmanagement zusammenführen und verarbeiten – und so einen einheitlichen, reibungslosen Workflow sicherstellen, ohne zusätzliche Schritte für Ihr Team.
3 Was ist ein Beispiel für Spesenmanagement?
Beispiel 1: Stellen Sie sich einen Mitarbeiter vor, der von einer Geschäftsreise zurückkehrt. Er leitet seine Belege an eine spezielle E-Mail-Adresse weiter oder lädt sie über eine mobile App hoch. Unsere Automatisierung liest die Details sofort aus, ordnet jeden Beleg der richtigen Kreditkartentransaktion zu und prüft die Einhaltung der Richtlinien. Fehlt etwas – zum Beispiel eine Hotelrechnung – sendet das System dem Mitarbeiter automatisch eine Erinnerung per E-Mail. Sobald alles vollständig und korrekt ist, wird der Spesenbericht erstellt, zur schnellen Genehmigung weitergeleitet und anschließend in Ihrem Cloud-Speicher archiviert – für künftige Prüfungen, ganz ohne manuelles Nachfassen.
Beispiel 2: Ein Lieferant reicht eine Rechnung für ein Geschäftsessen ein. Unsere Automatisierung importiert die Rechnung, liest die Positionen aus und prüft alle erforderlichen Angaben – wie Datum, Teilnehmerliste und Kosten pro Person. Falls die Richtlinie Teilnehmernamen vorschreibt, diese aber fehlen, markiert das System das Problem automatisch und sendet dem Mitarbeiter eine Benachrichtigung, die Angaben nachzutragen, bevor die Genehmigung erfolgen kann. So werden Verzögerungen vermieden, endlose E-Mail-Rückfragen verhindert und die Richtlinienkonformität von Anfang an sichergestellt.
4Was sind die wichtigsten Vorteile der Automatisierung des Spesenmanagements?
Die Automatisierung des Spesenmanagements bringt messbare Vorteile für das gesamte Unternehmen, da der gesamte Prozess – von der Belegerfassung bis zur Rückerstattung – optimiert wird:
Zeitersparnis: Beseitigt manuelle Dateneingaben und beschleunigt die Einreichung sowie Genehmigung von Berichten.
Genauigkeit: Verringert menschliche Fehler durch automatische Datenerfassung und Abgleich von Transaktionen.
Richtlinienkonformität: Markiert Ausgaben außerhalb der Richtlinien sofort und verhindert so kostspielige Fehler.
Betrugsprävention: Erkennt doppelte oder verdächtige Anträge, bevor sie bezahlt werden.
Transparenz: Bietet Echtzeit-Einblicke in die Unternehmensausgaben für bessere Budgetierung und Prognosen.
Mitarbeiterzufriedenheit: Schnellere Rückerstattungen verbessern das gesamte Mitarbeitererlebnis.
5Welche Unternehmen profitieren am meisten von der Spesenautomatisierung?
Die Spesenautomatisierung bringt Unternehmen jeder Größe Vorteile, entfaltet jedoch den größten Nutzen bei Firmen mit häufigen Geschäftsreisen, hohem Spesenaufkommen oder verteilten Teams. Besonders mittelgroße und große Unternehmen profitieren von erheblichen Zeit- und Kostenersparnissen, da die Automatisierung komplexe, mehrstufige Genehmigungsprozesse ersetzt. Aber auch kleine Unternehmen erzielen deutliche Mehrwerte: weniger manuelle Verwaltungsarbeit, konsequente Einhaltung der Spesenrichtlinien und die Möglichkeit, Mitarbeiterkapazitäten für die eigentlichen Kernaufgaben freizusetzen.
