Ein DACH/Schweizer Dienstleister, der nach Stunden, Abos und Pauschalen fakturiert
Der Kunde nutzt ERP/Zeiterfassung für operative Daten und DATEV/Sage/Abacus für die Buchhaltung und stellt monatlich 80 bis 100 Kundenrechnungen. Jede Rechnung kombiniert abrechenbare Stunden, Abos, vertragliche Pauschalen, USt/MWST-Logik und Zahlungsinformationen — präzise Arbeit im festen Monatsrhythmus, die zwei volle Tage qualifizierter Finance-Zeit band.
Manuelle Rechnungsstellung über ERP, Buchhaltung und Versand ist langsam und fehleranfällig
Mitarbeitende zogen abrechenbare Stunden, Abos und Pauschalen manuell aus ERP/Zeiterfassung, prüften USt/MWST, bauten Rechnungen im ERP oder in Excel, erfassten Buchungen in DATEV/Sage/Abacus und mailten Kunden einzeln an. Über Systeme verteilt und monatlich wiederholt war der Prozess langsam, tippfehleranfällig und schwer prüfbar.
Was die Automatisierung übernimmt
Eine begleitete Brücke von ERP-Daten bis in Buchhaltung, E-Rechnung und Kunden-Posteingang
ERP/Leistungserfassung + Verträge
Abrechenbare Stunden, Abos, Pauschalen, USt/MWST-Logik und Zahlungsdaten aus ERP/Zeiterfassung und Verträgen.
Automations-Engine
Erstellt strukturierte Rechnungen, E-Rechnung/QR-Rechnung oder PDF, bucht nach DATEV/Sage/Abacus, versendet und stimmt ab — mit Prüfpausen.
DATEV/Sage/Abacus
Rechnungsbuchungen auf Debitorenkonten, E-Rechnungs-/QR-Status und Aktivitätslog je Rechnung.
Funktionspostfach
PDF-, E-Rechnungs- oder QR-Rechnungsversand aus überwachten Kanälen, mit Zustell- und Fehlertracking.
Berichte & Insights
Abstimmungs-, E-Rechnungs- und Zustellberichte plus Umsatztrends und Periodenvergleich.
Dies ist bewusst eine begleitete Automatisierung. Der Roboter erledigt die repetitive Arbeit — Datenabruf, Rechnungsbau, USt/MWST-Validierung, Buchung und Versand — pausiert aber an Schlüsselpunkten, damit Finance die Abstimmung prüft, bevor Rechnungen das Haus verlassen. Tempo nie auf Kosten eines ungeprüften Versands.
Von ERP-Daten zur versendeten Rechnung — mit Prüfpunkt vor Versand und Buchung
Der Roboter entfernt die repetitive Arbeit — Extraktion, Formatierung, Validierung, Buchung und Versand — während ein Mensch die Abstimmung prüft, bevor etwas den Kunden oder die Buchhaltung erreicht.
Rechnungen erstellen
Liest ERP-/Zeiterfassungs- und Vertragsdaten, baut strukturierte Rechnungen und legt den Prüfstand ab.
Buchung nach DATEV/Sage/Abacus
Bucht Debitorenpositionen, aktualisiert Statusdaten und schreibt ein Aktivitätslog je Rechnung.
Abstimmen & prüfen
Ein Bericht vergleicht erstellte Rechnungen, E-Rechnungsstatus, Buchungen und Versand zur sofortigen Prüfung.
PDF/E-Rechnung an Kunden senden
Versendet PDF, E-Rechnung oder QR-Rechnung über überwachte Kanäle.
Status, Berichte & Insights liefern
Status- und Zustellberichte melden Fehler; Umsatztrends, USt/MWST und Varianz stützen Entscheidungen.
Schnellere Rechnungsstellung, mit Kontrolle genau dort, wo sie zählt
Rechnungs- und E-Rechnungs-Dashboard
ERP / DATEV-Sage-Abacus / MailJede Schlüsselaktion wird protokolliert und abgestimmt, sodass sich die menschliche Aufmerksamkeit von Dateneingabe hin zur Prüfung von Differenzen, USt/MWST, Status und Ergebnissen verlagert. Das Ergebnis: schnellere, konsistentere Rechnungsstellung — und ein Team mit Freiraum für strategische Arbeit.
Gebaut wie ein wartbares Produkt für Rechnungsstellung, nicht wie ein Monatskraftakt
ERP/Zeiterfassung
Abrechenbare Stunden, Abos, Pauschalen, USt/MWST und Zahlungsdaten je Kunde und Vertrag.
n8n + RPA
Begleiteter Workflow mit Validierung, Prüfpausen, Retries und Fehlerbehandlung.
E-Rechnung/XML + PDF
Templatebasierte strukturierte Rechnungen, E-Rechnung/XML und PDF für Versand und Archiv.
DATEV/Sage/Abacus
Debitorenbuchungen, Statusdaten und Aktivitätslog für jede Rechnung.
Funktionspostfach
Überwachtes Postfach/API für Kundenversand mit Zustell-, Validierungs- und Fehlertracking.
Kontrollberichte
Abgleich erstellt-vs-gebucht, Status- und Zustellbericht je Lauf.
Trends + Varianz
Umsatztrends, USt/MWST und Periodenvergleich zur Unterstützung finanzieller Entscheidungen.
Revisionsfähiges Archiv
Alle Rechnungen, XML/PDF-Dateien, Logs und Berichte für Compliance und Referenz archiviert.
Monatliche Rechnungsstellung als wenige begleitete Stunden
VirtuDesk verbindet Quelldaten, Buchhaltung, E-Rechnung/QR-Rechnung und Versand zu einem begleiteten Flow — schnell und konsistent, mit Menschen genau dort, wo Urteilskraft zählt.
