Automatisieren Sie den Rechnungsprozess,
vom Posteingang bis zur Zahlung
mit voller Transparenz in jedem Schritt.
VirtuDesk Invora gibt dem Finanzteam einen einzigen Arbeitsbereich für eingehende Rechnungen: zentral erfassen, jedes Feld per Document AI extrahieren, im 3-Wege-Abgleich gegen ERP-Bestellungen prüfen, Freigaben nach Ihrer Freigabematrix routen, interne Kontrollen nachweisen, ins ERP buchen und die Zahlung vorbereiten – mit einem Live-Status, dem alle vertrauen.
Verteilte Rechnungen in Postfächern, Tabellen und dem ERP kosten Sie Kontrolle
Wenn eine Rechnung in fünf Systemen liegt, kennt niemand ihren echten Status: Ist sie freigegeben, gebucht, bezahlt oder strittig? VirtuDesk Invora fasst den gesamten Lebenszyklus in einem Arbeitsbereich zusammen – jede Rechnung hat einen Verantwortlichen, einen Status und eine lückenlose Spur.
| Rechnungsnr. | Eingang | Lieferant | Typ | Status | PO-Nummer | PO-Abgleich | Ausnahme |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 204418 | 12.05.2026 | Northwind Office GmbH | PO-Rechnung | Bezahlt | 4500023001 | ✓ Passt | Keine |
| NW-7781 | 09.05.2026 | Acme Logistics AG | Non-PO | Freigegeben | NPO-2026-0011 | Freigabeprozess | Kein PO – Kostenfreigabe |
| 880142 | 14.05.2026 | Globex Cleaning GmbH | PO-Rechnung | Offen | 4500023044 | ✗ Abweichung | Betragsabweichung |
| RG-5520 | 03.05.2026 | Initech Services | PO-Rechnung | Freigegeben | 4500022910 | ✓ Passt | Keine |
| 2026-118 | 28.04.2026 | Umbrella Supplies Ltd | Non-PO | Bezahlt | NPO-2026-0009 | Freigabeprozess | Kleine Reparatur |
| 49001 | 06.05.2026 | Soylent Foods AG | PO-Rechnung | Bereit | 4500023077 | ⚠ Prüfung | Preisabweichung in Position |
| SC-3092 | 11.05.2026 | Stark Components | Non-PO | Neu | NPO-2026-0013 | Freigabeprozess | Kein PO für Reparatur |
| 7/2026 | 02.05.2026 | Wayne Facility GmbH | Non-PO | Rückfrage | NPO-2026-0014 | Freigabeprozess | Reverse Charge |
Rechnungen kommen einmal an – und die Daten extrahieren sich selbst
Ein zentraler Eingang
PDFs und E-Mails landen in einem zentralen AP-Eingang – keine Rechnungen mehr in persönlichen Postfächern.
Document-AI-Extraktion
Lieferant, Summen, USt., IBAN, PO-Nummer und Positionen werden automatisch gelesen – mit Konfidenz je Feld.
3-Wege-PO-Abgleich
Rechnungszeilen werden gegen Bestellung und Wareneingang im ERP-System abgeglichen; Abweichungen werden markiert.
Ausnahmen, nicht alles
Felder mit niedriger Konfidenz und Abweichungen gehen zur Prüfung; saubere Rechnungen laufen direkt durch.
SKU 520501
SKU 100585
SKU 472650
Globex Cleaning GmbH
Fällig am 14.06.2026 · EUR
Brutto 1.169,76 €
Freigaben folgen automatisch Ihrer Freigabematrix – vollständig anpassbar
Jede Rechnung wird nach Kategorie, Kostenstelle und Betrag an genau den richtigen Freigeber geroutet – für Non-PO-Ausgaben ist keine Bestellung erforderlich. Jede Regel ist anpassbar: Schwellenwerte, Routen, Freigeber, Kostenstellen-Verantwortung und die gesamte Berechtigungsmatrix werden auf Ihr Unternehmen konfiguriert – nichts ist fest verdrahtet. Freigeber können freigeben, ablehnen oder eine Rückfrage stellen, ohne die Rechnung zu verlassen.
Rechnung klassifizieren
PO vs. Non-PO, Trade vs. Non-Trade, USt.-Logik und Kostenstelle werden vorab erkannt.
Freigabeweg auswählen
Die Grant-of-Authority-Matrix wählt Freigeber nach Betrag, Kostenstelle und Kategorie.
Freigeben, ablehnen oder rückfragen
Freigeber handeln per Klick; eine Rückfrage pausiert die Rechnung und benachrichtigt den Verantwortlicher.
Aufgaben landen beim richtigen Verantwortlichen
AP, Einkauf, Kostenstelle und Wareneingang sehen jeweils ihre eigene Warteschlange und Eskalationen.
Freigegebene Rechnungen werden direkt ins ERP-System gebucht – zahlbereit
Sobald eine Rechnung abgeglichen, freigegeben und kontrolliert ist, bucht VirtuDesk Invora sie ins ERP-System gegen die verknüpfte Bestellung und Sachkonten und stellt danach den Zahlungsvorschlag zusammen – inklusive Skonti und Fälligkeiten.
| Bestellung | Kreditorenkonto | Lieferantenname | Bereich | Freigabe | PO-Status | Währung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| POAT108156 | 310000358 | Pinnacle Saddle Group | Trade | Freigegeben | Offene Bestellung | EUR |
| POAT108157 | 310000358 | Pinnacle Saddle Group | Trade | Freigegeben | Offene Bestellung | EUR |
| 4500023044 | 100058 | Globex Cleaning GmbH | Non-Trade | Freigegeben | Eingang | EUR |
| 4500023001 | 255947 | Northwind Office GmbH | Non-Trade | Freigegeben | Eingang | EUR |
| POAT108127 | 340000025 | M & G Cycles Limited | Trade | Entwurf | Offene Bestellung | USD |
Keine Rechnung wird gezahlt, bevor die Kontrollen bestehen
Acht automatische Schlüsselkontrollen laufen kontinuierlich – Funktionstrennung, Dublettenerkennung, Sperren bei Bankänderungen, PO-Änderungsprüfungen und mehr. Fehler blockieren die Zahlung; Ausnahmen werden zugeordnet, belegt und geklärt.
Auf Ihren vorhandenen Tools aufgebaut – als ein Produkt orchestriert
Central inbox
PDF- und E-Mail-Erfassung mit Triage in eine AP-Warteschlange.
Document AI
Feldextraktion mit Konfidenz je Feld und Prüf-Routing.
ERP-System
3-Wege-Abgleich, Buchung und Zahlungsvorschlag gegen Bestellungen.
Freigabematrix
Routing nach Betrag, Kostenstelle und Kategorie für PO und Non-PO.
Rollenbasiertes Dashboard
Warteschlangen, Fälligkeiten und Eskalationsstufen je Verantwortlichengruppe.
8 Schlüsselkontrollen
Funktionstrennung, Dubletten, Bank- und PO-Änderungen mit Nachweis.
n8n + RPA
Orchestrierung, Retries und Buchung mit vollständigem Ausführungsprotokoll.
Lückenlose Audit-Spur
Zeitstempel, Verantwortliche, Nachweisdateien und Exporte für jeden Schritt.
„Andere Tools wollten, dass wir unsere Arbeitsweise ändern. Invora wurde um unseren Prozess herum gebaut – unsere Freigabematrix, unsere Kostenstellen, unser ERP. Es hat einfach gepasst.“
Die Grant-of-Authority-Regeln sind exakt unsere – keine Vorlage, die wir verbiegen mussten. Freigaben landen sofort bei der richtigen Person.
Sie haben es auf unseren Kontenplan und unsere konkreten Kontrollen abgebildet. Das Onboarding fühlte sich weniger nach Softwarekauf an als nach einem für uns entworfenen Prozess.
Als eine neue Gesellschaft und eine zweite Währung dazukamen, wurde derselbe maßgeschneiderte Flow erweitert – ohne Neuaufbau. Diese Flexibilität ist der Grund, warum wir geblieben sind.
Ein Ort für jede Rechnung – von Anfang bis Ende
Erfassen, extrahieren, abgleichen, freigeben, kontrollieren, buchen und zahlen – zugeschnitten darauf, wie Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet, auf Basis des ERP und der Tools, denen Sie bereits vertrauen.
Finanzteams mit hohem Rechnungsvolumen, Freigaben und Audit-Bedarf auf jedem ERP.
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